Der Nutzen digitalen Dokumentenmanagements und entsprechender Archivsoftware wurde in vielen Marktstudien belegt, so z. B. in der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ vom Bitkom oder in verschiedenen Studien der amerikanischen „Association for Intelligent Information Management“ (AIIM).
Wirtschaftlichkeit von DMS-Lösungen
Das Thema ist und bleibt dabei eine Herausforderung, das alle Funktionen, Abteilungen und Standorte einer Organisation betrifft. Schätzungen des VDMA zufolge sind 85 Prozent der Informationen in Unternehmen unstrukturiert:
- 30 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf das Suchen von Informationen.
- 40 Prozent der zurechenbaren Arbeitszeit werden für das Handling von Papierdokumenten aufgewendet.
All diese Aktivitäten sind natürlich firmenindividuell unterschiedlich stark ausgeprägt – und sogar höchst abteilungsspezifisch. Folglich lässt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit von „Enterprise Content Management“ (ECM) nicht allgemein, sondern einzig und allein strikt firmenindividuell beantworten.
Quantifizierung von Entscheidungsparametern kann schwierig sein
Seriös kann diese Antwort nur auf Grundlage klar abgrenzbarer Entscheidungsparameter ausfallen, die im Vorfeld der Investitionsentscheidung ermittelt wurden. Anschließend stellt eine Entscheidungsmatrix die anfallenden Kosten dem erwarteten Nutzen gegenüber. Die jeweiligen Kosten sind stark von der konkreten Auswahl des ECM-Produktes, von der Implementierungsform (On-Premises oder Cloud) und vom gewählten Vertriebsweg beeinflusst.
Zu den wichtigsten quantifizierbaren Nutzenpotenzialen zählen:
- die Verkürzung der Durchlaufzeit
- die Einsparung von Sach- und Personalkosten
- das Erreichen von Skonto-Zielen
Dazu gesellen sich viele qualitative Vorteile, etwa kürzere Reaktionszeiten auf Anfragen, höhere Datenintegration und eine insgesamt bessere Auskunftsbereitschaft. Laut BITKOM erzielen die Unternehmen durch den Einsatz der Software Effizienzvorteile, höhere Sicherheit vor Datenverlust, eine Steigerung der Informationsqualität und eine verbesserte Rechtssicherheit bzw. Compliance.
Verschiedene Anforderungen, unterschiedliche Bewertungen
Jedes Unternehmen wird zu unterschiedlichen Bewertungen der Wirtschaftlichkeit kommen. Daher beginnt die Einführung der Archivierungssoftware in der Regel in ganz unterschiedlichen Abteilungen – immer dort, wo es sich am meisten lohnt: Manchmal steht die digitale Personalakte am Anfang des Abschieds vom Papier, manchmal die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung oder das Management der Kundenkorrespondenz.
Gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung bietet großen Spielraum zur Optimierung und Effizienzsteigerung, weil die Automatismen der Archivierungssoftware bei jedem Prozessschritt Zeit und Kosten sparen und so einen beachtlichen ROI versprechen. Außerdem eignet sich die Rechnungsverarbeitung ideal für eine Lösung in der Cloud. Mit selbstlernenden Tools, wie zum Beispiel einem Intelligent Indexing Service, kommt eine äußerst präzise Datenerfassung hinzu.
Skalierungs- und Integrationsprobleme vermeiden
Immer sollte man aber die Ausweitung in Richtung unternehmensweiter Einsatz im Auge behalten. Das vermeidet spätere Skalierungs- und Integrationsprobleme. Die Software darf keine Punktlösung darstellen: Ein Archiv für ERP-Belege, ein weiteres für den Rechnungseingang, ein drittes für die Teamzusammenarbeit und noch ein weiteres für Mailarchivierung – das wird weder aktuellen noch zukünftigen Anforderungen gerecht. Außerdem wird diese Redundanz sehr schnell sehr kostspielig. Empfehlenswert ist vielmehr eine integrative Archivierungssoftware, die das gesamte digitale Dokumenten-Management im Unternehmen abbilden kann und es damit zukunftsfähig macht.
Ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl von bedarfsgerechter Archivierungssoftware ist die digitale Bereitstellung von Dokumenten in einer Form, die den rechtlichen Vorgaben in puncto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. In Deutschland gelten hier nicht nur HGB und BGB, sondern zum Beispiel auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) oder das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).
Außerdem sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) im ECM-Umfeld ebenso relevant wie die Abgabenordnung, weil beide die Optionen und Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente definieren. Ist das Unternehmen international aktiv, sind im Ausland natürlich weitere nationale Gesetzgebungen und Usancen zu beachten.
Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben
All diese gesetzlichen und branchenspezifischen Vorgaben lassen sich mit Archivierungssoftware automatisiert erfüllen. Eine Archivierungssoftware kann z.B. alle Rechnungen revisionssicher gemäß den Anforderungen der GoBD speichern und verarbeiten – und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Weil manipulationssichere Protokoll- und Dokumentationsfunktionen dazugehören, ist das Unternehmen auch für Audits bestens gerüstet.
Also gehen die Anforderungen an eine rechtskonforme Archivierung weit über festgeschriebene mehrjährige Aufbewahrungspflichten hinaus. Wenn es um IT-Compliance geht, ist die digitale Archivierung dennoch nur ein klitzekleines Puzzle-Teil. Es ist wichtig zu verstehen, dass das digitale Archiv selbst nicht gesetzlich reguliert ist. Der Grad der Regulierung ergibt sich erst aus den darin verwalteten Informationen sowie aus den abgebildeten Prozessen.
Digitale Prozesse als Basis für digitalen Wandel
Moderne Archivierungssoftware hat den Anspruch, den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus abzubilden. Hier greift die Software-Technik direkt in die Wertschöpfungskette ein und stellt den digitalen Wandel innerhalb eines Unternehmens auf ein solides Fundament. Dazu gehört die Überführung eingehender Dokumente in digitale Prozesse sowie die Einbindung von Partnern in diese Prozesse.
Auf Basis einer integrativen Archivierungssoftware richtig umgesetzt, eröffnet die digitale Transformation von Geschäftsprozessen Unternehmen und Behörden ganz neue Wege, ihre Produkte und Services am Markt zu platzieren und ihre Organisationen zu verbessern. Prozesse lassen sich effizienter gestalten, Kosten einsparen, Wissen und Informationen besser nutzen. Als Kehrseite dieser Medaille gilt es zu bedenken, dass die Prozesse komplexer werden und potenziell unsicherer; verlagern sie sich doch in eine für alle zugängige Umgebung, die kaum zu kontrollieren ist.
Zwischen Dilettantismus und Perfektionismus
Ein digitales Archiv kann seine Stärken auch nur dann ausspielen, wenn unterschiedlichste Applikationen – wie ERP, Webshop oder CRM – integriert werden. Die Archivierungssoftware sollte eine möglichst offene Architektur und entsprechende Schnittstellen aufweisen. Solche Archivierungssoftware-Produkte werden von vielen Herstellern angeboten und sind in zahlreichen Marktübersichten zu finden.
Wurden möglichst viele der Anforderungen in der Entscheidungsmatrix zusammengetragen, ergibt sich nach der Marktanalyse ein ganzheitlicher Überblick über die infrage kommende Archivierungssoftware. Daher macht sich Sorgfalt beim Einstieg in das digitale Dokumenten-Management schnell bezahlt; die neue Archivierungssoftware sollte daher keinesfalls hastig, sondern im Gegenteil wohlüberlegt ausgewählt und eingeführt werden.
So meistern Sie das ECM-Projekt erfolgreich
Dabei sollten die typischen Fehler bei der Auswahl der passenden Archivierungssoftware vermieden werden. Typisch ist vor allem, die Gesamtbetriebskosten oder die Bedeutung der User-Experience zu unterschätzen. Das Scheitern von ECM-Projekten lässt sich jedoch oft auch darauf zurückzuführen, dass die Entscheidung einzig und allein auf Basis aktueller Anforderungen getroffen wurde, anstatt die langfristige Perspektive zu berücksichtigen. Denn in einem Unternehmen kann sich vieles ändern – und die Archivierungssoftware sollte flexibel genug sein, um mit diesen Anderungen Schritt zu halten.
Umgekehrt gilt es, nicht in die Falle der sogenannten „Analyse-Paralyse“ zu tappen. Manchmal sind die Entscheider unter dem Druck des Tagesgeschäftes ja damit überfordert, die nötige Ruhe zu finden und die vielen Aspekte des Dokumenten-Managements in ihrer ECM-Strategie zu berücksichtigen. Diese Unternehmen bleiben dann oft in der Analysephase des DMS-Projektes stecken, weil sie keine Fehler machen wollen – und müssen die kostspieligen und zeitraubenden Ineffizienzen länger als nötig in Kauf nehmen.
Dabei ist für das ECM-Projekt keinesfalls ein perfekter Masterplan nötig; viel wichtiger ist es, schnell zu starten und möglichst früh von den Vorteilen der Archivierungssoftware zu profitieren. Alle Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro lassen sich dann mit Umsicht einfach aus dem Weg räumen.